Больничный лист в 1С ЗУП 8.3: начисление, оплата, расчет

Механизм исправлений

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» начиная с версии 2.5.10 реализован специальный механизм исправления расчетных документов. Принцип данного механизма состоит в том, чтобы при необходимости вносить изменения в расчетные документы информационной системы таким образом, чтобы не изменять данные уже «закрытых», то есть прошлых по отношению к текущей дате, расчетных периодов.

1 Начисление зарплаты работникам организаций

2 Начисление по больничному листу

3 Оплата по среднему заработку

4 Начисление отпуска работникам организаций

5 Регистрация простоев работников организаций

6 Расчет при увольнении работника организаций

7 Начисление дивидендов организаций

8 Начисление единовременных пособий за счет ФСС

9 Невыходы в организациях

10 Оплата праздничных и выходных дней организаций

11 Оплата сверхурочных часов

12 Премии работников организаций

13 Регистрация разовых начислений работников организаций

14 Регистрация разовых удержаний работников организаций

При обнаружении ошибки в любом «старом» документе одного из указанных видов документ можно легко «исправить», для чего достаточно создать корректирующий документ такого же вида — так называемый «документ-исправление». Документ-исправление одновременно выполняет две функции: автоматически сторнирует предыдущие, неверные, результаты расчетов и позволяет рассчитать верный результат исходя из исправленных данных.

Корректировка данных документа производится с помощью кнопки Исправить, расположенной на нижней командной панели документа. Следует отметить, что кнопка Исправить видима и доступна только для документов, месяц начисления которых меньше текущего (текущий месяц начисления определяется исходя из рабочей даты информационной системы).

Существует три режима исправлений:1) всех записей документа;2) всех записей одного работника;3) записей нескольких выбранных сотрудников.

Для документов, оформляемых на одного работника (это документы, регистрирующие начисления, рассчитываемые по среднему заработку), доступно лишь полное исправление документа. Если же работники указываются в табличной части документа, пользователю доступны все три вида исправлений.

Исправить расчеты конкретного работника можно, поставив курсор на соответствующей строке табличной части документа и выбрав в выпадающем меню кнопки Исправить первый пункт Расчеты…, в названии которого автоматически указываются фамилия и инициалы выбранного работника.

Исправить расчеты нескольких работников документа можно, выбрав последний пункт выпадающего меню кнопки Исправить -{amp}gt; Расчеты нескольких сотрудников. При этом пользователю откроется специальная форма, в которой можно будет отметить флажками, записи каких именно работников из всех представленных в документе необходимо исправить.

В результате перечисленных действий создается документ-исправление. Если в исходном документе работник указывался в шапке, созданный документ-исправление первоначально будет представлять собой «нерассчитанную» копию исходного документа. Пользователю предлагается внести необходимые изменения в расчетные данные документа, а затем, как обычно, провести расчет.

Если же в исходном документе работники указывались в табличной части, то в созданном документе-исправлении сразу же появится по две строки на каждую исправляемую: строка-сторно и новая нерассчитанная строка (см. рис. 1).

Рис. 1

Больничный лист в 1С ЗУП 8.3: начисление, оплата, расчет

Пользователю предлагается в каждой новой строке исправить исходные расчетные данные и провести стандартную процедуру расчета.

Если документ оформлен на несколько работников, необходимость в его исправлении может возникнуть неоднократно, по мере обнаружения ошибок. Таким образом, для одного исходного документа может быть введено несколько документов-исправлений.

После создания документа-исправления программа блокирует исходный документ и не позволяет редактировать те строки, которые уже были исправлены. Такие строки в документе выделяются серым цветом. Если исходный документ — это документ, в котором работник указывается в «шапке», то вся форма документа становится недоступной для редактирования.

В информационной строке формы любого исправленного документа сообщается, что редактирование документа запрещено.

Исходный и исправленный документы связаны между собой.

После проведения документа-исправления в нижних частях обоих документов появляются гиперссылки, позволяющие открыть соответствующий исправленный документ или список исправлений. В информационной строке формы исправленного документа и документа-исправления указывается, что данный документ является исправлением документа прошлого периода или что документ был исправлен.

В списке и журнале документов документ-исправление ничем не отличается от обычных документов программы.

Лишь в списке Начисление зарплаты работника организации реализована возможность отбора документов-исправлений.

При необходимости программа предоставляет возможность отменить исправление. Для этого необходимо в форме исходного документа нажать кнопку Отменить исправление на нижней командной панели. При этом документ-исправление автоматически будет помечен на удаление и связь между ним и исходным документом будет удалена.

Проводим лист нетрудоспособности в 1С 8.3

Больничный лист в 1С ЗУП 8.3: начисление, оплата, расчет

Чтобы найти его, нужно зайти в меню «Зарплата», далее нажать на ссылку «Больничные листы».

Откроется окно со списком документов. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Откроется окно нового документа. Начинаем заполнять его. Обязательные поля для заполнения подчеркнуты красным пунктиром. Первым делом заполняем «Организацию» и выбираем «Сотрудника».

Предлагаем ознакомиться  Если в больничном листе отмечено и первичный и дубликат

После выбора сотрудника система проверяет заполнение стажа. В моем случае вышло как раз так, что у сотрудника стаж оказался незаполненным. Программа вывела мне предупреждение и предложила ссылку для исправления ситуации.

Устанавливаем стаж и продолжаем заполнять документ. У нас осталось два незаполненных обязательных поля: «Причина нетрудоспособности» и «Освобождение от работы». Причину выбираем из списка, например, «Заболевание или травма», и задаем период, когда работник был освобожден от работы.

Сразу после заполнения периода отсутствия произойдет расчет документа. По умолчанию программа 1С Зарплата и управление персоналом настроена так, что расчет происходит автоматически при заполнении или изменении значимых для расчета полей. Иногда это не очень удобно (на слабых компьютерах может ощущаться значительное «подтормаживание»). Поэтому эту функцию можно отключить.

Больничный лист в 1С ЗУП 8.3: начисление, оплата, расчет

В документе 1С ЗУП по умолчанию считается, что выплата больничных будет произведена с зарплатой, но можно указать и другое: с авансом или в межрасчетный период.

В случае, если предоставляется отпуск по беременности и родам, программа предоставляет возможность освободить ставку на период отсутствия сотрудника. Это возможно, если в системе ведется штатное расписание.

Итак, документ рассчитан. Зеленый маркер «Изменить / посмотреть данные» рядом с некоторыми полями позволяет посмотреть, из чего состоит сумма в этом поле, или даже изменить ее.

Перейдем на закладку «Оплата».

Здесь можно задать дополнительные условия, которые повлияют на оплату больничного листа.

На закладке «Начисления» отражен конечный результат расчета документа (суммы начислений).

Индексация и перерасчет пособий на детей

Согласно п. 2.1 ст. 15 закона «Об обязательном соцстраховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ работодатель рассчитывает сумму пособия по больничному на основании документов, которые есть у него в распоряжении на день расчета. Но позднее сотрудник может принести справки о заработке с предыдущих мест работы, и на их основании делается перерасчет пособия. Пересчитать можно только те больничные листы, пособие по которым было назначено не ранее чем за 3 года до момента, когда сотрудник принес справку.

Прочитайте о нюансах расчета больничного в этом материале.

Возмещение расходов на доплату пособия происходит так же, как и возмещение любого другого соцобеспечения — путем подачи в соцстрах соответствующего комплекта документов, в т.ч. заявления и справки-расчета с приложением больничного листа, в который предварительно работодатель вносит исправления, уточняя размер среднего заработка и сумму пособия.

Образец справки-расчета к больничному листу вы найдете здесь.

В информации «Обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)» соцстрах поясняет, что если физлицо не может получить справку от предыдущего работодателя, то текущий работодатель по заявлению сотрудника может направить запрос в ПФР для получения сведений о прошлых доходах. На основании информации от ПФР можно рассчитать пособие, и такое пособие будет возмещено ФСС.

Говоря об исправлениях документов, невозможно не упомянуть о механизме перерасчета. Перерасчет — это способность программы отслеживать изменение результатов расчета, влияющих на другие расчеты и затем производить пересчет результатов, принимая во внимание изменившиеся исходные данные.

Например, работнику начислена зарплата и рассчитан НДФЛ за май 2009 года, а затем введен документ Премии работникам организации, которым рассчитана ежемесячная премия процентом за текущий месяц. Премия не может быть рассчитана до начисления зарплаты, поскольку не известна сумма базы для расчета премии.

Другой пример: в качестве разового начисления работнику назначена премия за добросовестный труд процентом, базой для расчета которой является оплата сверхурочных часов и праздничных дней. Допустим, надбавка рассчитана, но документ, подтверждающий выход работника на работу в один из выходных, не был введен в программу вовремя.

Регистрация изменения влияющих друг на друга результатов расчета производится автоматически. Влияющими друг на друга считаются виды расчетов, указанные в таблицах Ведущие начисления на закладке Прочее других видов расчета планов видов расчетов Основные начисления организации и Дополнительные начисления организации.

Основным инструментом пользователя при работе с перерасчетами является сервис Перерасчет зарплаты организаций (см. рис. 2). В форму данного сервиса автоматически подбираются все документы, для которых программой установлена необходимость перерасчета для каждого периода регистрации документов, с отбором по организации.

Рис. 2

Работая с таким инструментом, пользователь может для каждого предложенного документа:

  • отказаться от необходимости перерасчета документа. Для этого документ нужно отметить, а затем воспользоваться кнопкой Больше не предлагать для перерасчета на командной панели формы;
  • выполнить перерасчет документа с актуализацией его данных. При этом указанный документ, результаты расчета которого могли потерять актуальность, автоматически перерассчитывается и сохраняется в новом состоянии. Такая процедура рекомендована только для документов текущего расчетного периода, поскольку в этом случае изменяется сам исходный расчетный документ и, если он принадлежит закрытому периоду, будут изменены и результаты этого периода. Для выполнения данного действия предназначена кнопка Выполнить перерасчет документов;
  • перерасчитать документ прошлого расчетного периода путем создания нового корректирующего документа в текущем периоде. При этом документ прошлого периода не изменяется, а в текущем периоде появляется новый документ-исправление, который сторнирует прежние результаты расчета и позволяет ввести новые уточненные результаты. Это действие осуществляется с помощью кнопки Создать документы для перерасчета в текущем периоде.

Случаются ситуации, при которых возникает необходимость аннулировать результаты ранее зарегистрированного документа. При этом обязательно нужно учитывать, что результаты закрытых периодов от таких действий не должны измениться.

Например, в программе в апреле 2009 года был введен приказ о премии за апрель. По итогам апреля рассчитана зарплата и НДФЛ, период закрыт. В начале мая приказ о премии был отозван. В программе документ Премии работника организации должен быть сторнирован, причем аннулирование премии должно быть отражено в расчетном периоде «май 2009».

Для регистрации такого события в программе используется документ Сторнирование (см. рис. 3). Пользователю необходимо указать в нем вид сторнируемого документа (сторнироваться могут документы тех же видов, что и в механизме исправлений) и выбрать сам сторнируемый документ. Следует отметить, что сторнироваться может только проведенный документ — в противном случае в процедуре сторнирования просто нет смысла.

Предлагаем ознакомиться  Штамп для путевых листов образец

Рис. 3

В зависимости от выбранного документа появятся табличные части, заполненные записями регистров, по которым сторнируемый документ делал движения. Единственным отличием от движений сторнируемого документа будет то, что суммы здесь будут отрицательными.

Данные табличных частей документа не редактируются, строки в них не добавляются. Документ-сторно делает точно такие же движения, что и сторнируемый документ, только «с обратным знаком» и в другом расчетном периоде.

Если по каким-либо причинам необходимо отказаться от сторнирования документа, в соответствующем документе Сторнирование необходимо очистить поле Документ.

В некоторых случаях необходимо аннулировать не весь ранее произведенный расчет, а лишь часть его. Связана такая необходимость часто с запаздыванием документов, подтверждающих неявки работников.

Например, работнику была рассчитана зарплата за апрель из расчета полностью отработанного месяца, однако в начале мая в расчетный отдел принесли «заблудившийся» приказ об отпуске с 27 апреля по 10 мая.

В этом случае работнику должен быть оплачен весь период отпуска по среднему заработку, а зарплата за четыре дня апреля должна быть с него удержана. Все эти действия должны выполняться уже в расчетном периоде «май 2009».

Для определения того, какие виды расчета влияют друг на друга и не могут действовать одновременно, в программе существует понятие вытесняющих видов расчета. В нашем примере, отпуск должен «вытеснять» явку, то есть вид расчета Оплата отпуска по календарным дням должен являться вытесняющим видом расчета по отношению к Оплате по часовому тарифу.

Настройка вытеснения для каждого вида расчета задается на закладке Прочие. При этом вытеснение актуально только для плана видов расчета Основные начисления организации.

В случае, когда вытеснение настроено правильно, при расчете документов, программа отследит, что периоды действия видов расчетов «перекрылись» и автоматически сторнирует необходимую сумму вытесняемого вида расчета, а также корректно учтет изменения в количестве отработанного времени работника.

С 1 января 2008 года в соответствии со статьей 4.2 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее — Закон № 81-ФЗ) ежегодно индексируются следующие размеры пособий на детей:

  • при постановке на учет в ранние сроки беременности;
  • при рождении ребенка;
  • минимум пособия по уходу за первым ребенком до полутора лет;
  • минимум пособия по уходу за последующим ребенком до полутора лет;
  • максимум пособия по уходу за ребенком до полутора лет.

Коэффициенты индексации устанавливаются законами о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год. Федеральным законом от 28.04.2009 № 76-ФЗ (далее — Закон № 76-ФЗ) утвержден новый коэффициент индексации с 1 января 2009 года — в размере 1,13 (вместо ранее установленного коэффициента 1,085). ФСС РФ выпустил письмо от 13.05.2009 № 02-18/07-3970, в котором подробно разъяснил порядок переиндексации пособий на детей в связи с принятием Закона № 76-ФЗ.

Размеры государственных пособий в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» хранятся в регистре сведений Государственные пособия. Для каждого пособия в программе хранится история изменения его размера.

Предлагаем ознакомиться  Можно обжаловать постановление ГИБДД в порядке надзора

После вступления в силу очередного федерального закона, устанавливающего новый коэффициент индексации, при обновлении программы размеры пособий автоматически обновляются.

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом», начиная с версии 2.5.14 реализован Помощник индексации и перерасчета пособий, позволяющий пользователям индексировать размеры пособий самостоятельно, не дожидаясь обновления программы.

Для проведения индексации размеров пособий используется гиперссылка Индексировать пособия на детей в форме списка регистра сведений Государственные пособия.

При нажатии на гиперссылку открывается специализированная форма Помощника индексации и перерасчета пособий, в которой прописаны даты вступления в силу федеральных законов, устанавливающих коэффициенты индексации и, собственно, проценты индексации (коэффициенты индексации, умноженные на 100), а также пересчитанные в соответствии с коэффициентами размеры пособий (см. рис. 4).

Рис. 4

Напомним, что при расчете размера пособий необходимо к базовому размеру пособия, утвержденному Законом № 81-ФЗ, последовательно применять все установленные за истекший период коэффициенты. Перед умножением на очередной коэффициент полученный результат подлежит округлению.

Корректировка больничного прошлого периода в 1С ЗУП

Не исключена ситуация, когда документ в 1С ЗУП 8.3 ввели несвоевременно или ошибочно. Возникает необходимость корректировки.

Если ошибку нашли в период, когда месяц еще не закрыт, то можно просто внести в него необходимые изменения, пересчитать и перепровести.

Если же месяц, в котором создан документ, уже закрыт, просто так документ скорректировать нельзя, так как это приведет к расхождению сумм начисления и выплаты. На этот случай внизу документа предусмотрена ссылка «Исправить». Нажатие на эту ссылку приводит к созданию нового документа, который фиксирует исправления уже текущим (незакрытым периодом), а исходный документ сторнируется.

Если же нужно полностью отменить все движения закрытого периода и перенести их на следующий месяц, существует ссылка «Сторнировать». Нажатие на нее приводит к созданию документа «Сторнирование начислений».

Индексация и перерасчет пособий на детей

Рис. 4

При необходимости результаты можно откорректировать вручную, но делать это не рекомендуется.

Для того, чтобы зафиксировать результаты индексации в программе, нужно воспользоваться кнопкой Записать результаты индексации, при этом новые записи из правой таблицы будут добавлены в регистр сведений Государственные пособия.

В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» право на пособие возникает у застрахованного лица при наступлении соответствующего страхового случая.

Таким образом, при начислении пособия его размер должен рассчитываться исходя из того коэффициента индексации, который действовал на момент рождения ребенка или постановки на учет.

Начисление единовременных государственных пособий на детей производится в программе с помощью документа Начисление пособий за счет ФСС. При расчете документа размер пособия автоматически рассчитывается по данным регистра сведений Государственные пособия на дату, указанную как Дата события в документе.

Размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется периодом, за который выплачивается пособие, независимо от даты его назначения и фактической выплаты.

Исходные данные для определения размера и периода выплаты ежемесячных пособий на детей определяются в программе документом Отпуск по уходу за ребенком. Ежемесячное начисление пособий производится документом Начисление зарплаты работникам организаций.

При автоматическом расчете размер пособия рассчитывается исходя из действующих на дату документа размеров соответствующих государственных пособий.

Однако на практике возможны ситуации, когда индексация пособий объявляется «задним» числом.

В этом случае необходимо не только увеличить размеры начисляемых пособий, но и доплатить получателям пособий разницу за прошедшие месяцы.

Для того, чтобы облегчить пользователям работу по пересчету пособий, используется уже известный нам Помощник индексации и перерасчета пособий.

Для перерасчета пособий на детей с использованием Помощника необходимо в его форме указать период, за который требуется проверить правильность расчета пособий и, если будет нужно, произвести перерасчет. После нажатия кнопки Заполнить форма помощника будет заполнена информацией о требующих перерасчета пособиях работникам для всех организаций предприятия.

Больничный лист в 1С ЗУП 8.3: начисление, оплата, расчет

Рис. 5

Для каждого из отмеченных перерассчитываемых начислений Помощник создаст документ-исправление, которым сторнирует ранее начисленные суммы и зарегистрирует начисление верных результатов в текущем расчетном периоде.

Список созданных Помощником индексации и перерасчета пособий документов можно просмотреть в его основной форме с помощью гиперссылки Показать список документов-исправлений.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector