Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Как заменить электронный больничный на бумажный вариант

С внедрением компьютерных технологий перевод бумажного документооборота в электронный внедряется во многих организациях, в том числе и бюджетных. Государственные медицинские организации не исключение.

Цели введения в оборот электронного больничного:

  • упростить и ускорить взаимодействие между ФСС, медорганизацией, работодателем и сотрудником;
  • усилить контроль над фальсификацией больничных;
  • минимизировать бумажную работу.

Работник может быть не осведомлен о возможностях предприятия и автоматически соглашается на электронное оформление листа нетрудоспособности, а в отделе кадров говорят, что в таком виде больничный не примут.

В этом случае можно ли поменять электронный больничный лист на бумажный? Да, это возможно. Для этого работнику снова придется обратиться в медучреждение с письменным требованием предоставить ему бумажную версию листа нетрудоспособности. Врач выпишет бумажный документ с пометкой «Дубликат», присвоит номер, укажет дату выдачи и продолжительность болезни. После этого аннулирует предыдущий электронный вариант, но запись о нем сохраниться в базе программы.

Если врач отказывает пациенту в замене на бумажный вариант, то можно подать жалобу главврачу в письменном виде. Жалоба пишется на двух листах, первый передается под подпись в медучреждение, второй остается у пациента. Если эта мера не помогает, необходимо обратиться в Министерство здравоохранения.

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

Для работы в системе «Соцстрах» в компании должен быть назначен конкретный сотрудник, на которого будет оформлена электронная цифровая подпись. Именно он будет иметь доступ к личному кабинету и, соответственно, должен будет рассчитывать пособия с использованием предоставленной информации.

Обработка электронного больничного проходит следующие этапы:

  • работник лечебного учреждения формирует в системе листок нетрудоспособности и передает его номер сотруднику;
  • работник передает бухгалтеру указанный номер документа;
  • бухгалтер получает сведения из больничного листа и на их основе осуществляет расчет пособия;
  • бухгалтер вносит в электронный документ необходимые данные (название организации, средний заработок, стаж работы и т.д.) и заверяет внесенные сведения при помощи ЭЦП;
  • информация по больничному листу сохраняется в системе и используется ФСС для проверки правильности расчета выплат;
  • пособие выплачивается из средств ФСС (при действии в субъекте РФ пилотного проекта) или работодателя с последующим возмещением из ФСС. 

Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Работа с больничными, оформленными в электронном виде, позволяет сократить трудовые и временные затраты на их создание и обработку, а, кроме того, уменьшает риск мошенничества и подделки документов.

В программах 1С работа с больничными уже давно реализована. Главное, следить за своевременным обновлением софта.

Обмен больничными происходит в 1С:Отчётность и хранятся они на серверах ФСС.

Подключить сервис 1С:Отчетность и настроить обмен электронных больничных с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа.

Рассмотрим, что делать каждому участнику документооборота. А также что делать, если работодатель не принимает электронный больничный лист и можно ли заменить электронный больничный на бумажный.

Действия сотрудника

Согласно Письму №2-09-11/22-05-13462, начисление выплат по больничному листу пройдет вне зависимости от того, в каком варианте работодателю представлен бюллетень. Кроме того, больной сам выбирает, какой вариант представить в отдел кадров. Но запрашивать оформление привычной бумажной версии лучше, будучи уверенным, что работодатель не принимает электронный больничный лист. В противном случае удобнее и надежнее оформить все же ЭЛБ.

Если выбор пал на электронный вариант, то в этом случае от сотрудника потребуется письменное согласие.

У работодателя нет права отказать в начислении пособий по листу нетрудоспособности. В период 5 рабочих дней он обязан передать данные в ФСС, где выплата начисляется и в течение 10 дней выдается сотруднику.

Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Если срок выплат задерживается, то это нарушение Трудового Кодекса, ст. 183. Тогда организацию обяжут выплатить денежный процент сотруднику, предоставившему больничный. Кроме материальной, нарушение может повлечь за собой административную ответственность — штраф от 30 000 до 50 000 руб. Или, как вариант, предприятию запрещается осуществление своей деятельности на срок до 90 дней.

Наниматель официально имеет право отказать в оплате больничного если:

  • сотрудник, без уважительной причины пропустил плановый поход к врачу;
  • нарушен режим лечения и не выполняются рекомендации доктора;
  • болезнь связана с употреблением алкогольных или наркотических средств.
Предлагаем ознакомиться  Как оформить развод: куда и где подать заявление на развод

Электронный и бумажный больничные юридически равны. Сегодня для предприятий допустимо выбрать любой вариант. Тем не менее по рекомендации правительства организации должны стремиться к переходу на электронный расчет по бюллетеням.

Пока система нова, всплывают ошибки и непониманий в оформлении и работе с ЭЛБ. Если предприятие не готово работать с ними, то специалисты отдела кадров должны быть готовы объяснить сотруднику, как заменить электронный больничный на бумажный, в случае предоставления такового.

Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2017 года, их стали использовать только в декабре 2017. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.

Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:

  1. работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
  2. после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
  3. работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
  4. бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.

Электронные больничные листы в ФСС найти и оформить несложно. Необходимо сначала зарегистрироваться в программе и получить индивидуальный код доступа юридического лица к своему кабинету. Для этого надо зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».   

Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Читайте о том, как получить доступ в кабинет страхователя ФСС.

Разобравшись в алгоритме и повторив действия несколько раз, страхователь в скором времени приноровится и сможет оценить простоту и удобство с работы с системой.

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

  • традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
  • виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).
Предлагаем ознакомиться  Возврат ювелирных изделий: подлежат ли обмену изделия ненадлежащего качества из серебра или золота и закон о защите прав потребителя

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

Подключение работодателя к системе ЭЛН является не правом, а обязанностью. Согласно законодательству только работник выбирает получать больничный в электронном или бумажном виде. По юридической силе эти документы одинаковы. Работодатель обязан принять любой больничный лист.

Достоинства и недостатки электронного больничного

Достоинства:

  • контроль над фальсификацией. Электронная система ФСС надежно защищена от взлома;
  • легче заполнять. Не нужно подбирать цвет авторучки, проверять каждую букву, опечатки, помарки, легко вносить поправки;
  • для хранения не нужны специальные архивы. Документ находится в системе ФСС бессрочно. Плюс, найти его по номеру легко и быстро;
  • доступность. Наниматель или работник легко отследят размер и сроки начисления на сайте ФСС в личном кабинете;
  • экономия времени в оформлении, что позволит докторам уделять больше времени пациентам.

Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Недостатки:

  • придется усовершенствовать компьютерное оснащение, сотрудников обучать работе с программой, а это повлечет за собой дополнительные траты, необоснованные для малых предприятий;
  • так как система еще не «обкатана», то не исключены сбои в работе программ;
  • невысокая техническая оснащенность поликлиник в отдельных регионах России будет тормозить внедрение информационных технологий.

Тем не менее достоинств от внедрения электронного бюллетеня выше, чем недостатков.

Подробную информацию по заполнению ЭБЛ медучреждением смотрите тут.

Как это работает?

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

  • ФИО, место и год рождения;
  • занятость;
  • группа крови и резус-фактор;
  • врожденные и хронические заболевания;
  • сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Действия работодателя в кабинете ФСС

Для обработки электронных больничных бухгалтеру по зарплате следует использовать Единую систему «Соцстрах», для чего на сайте ФСС нужно зарегистрировать личный кабинет компании. В него также можно заходить при помощи учетной записи юридического лица на интернет-портале Госуслуг.

Предлагаем ознакомиться  Как оформить дарение доли в квартире в 2020 году || Как подарить долю при совместной собственности

При отсутствии учетной записи необходимо сделать следующее:

  • зайти на сайт Госуслуг в Единую систему идентификации и аутентификации;
  • перейти во вкладку, предназначенную для организаций;
  • создать свою учетную запись с помощью ЭЦП, оформленной на имя директора или иного лица, которое может действовать без доверенности;
  • заполнить информацию в специальной карточке.

После того, как регистрация личного кабинета в системе «Соцстрах» окончена, в нем будет представлена информация по электронным больничным, созданным медучреждениями на имя компании. Эти сведения бухгалтер сможет использовать при расчете пособия в связи с болезнью сотрудника или декретом.

Электронный больничный выдается только при соблюдении двух условий:

  • заболевший сотрудник, в письменном виде, дал свое на оформление электронного больничного листа;
  • лечебное учреждение и работодатель прошли регистрацию в системе электронного обмена больничными.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

Получение

Техническая возможность

подключения

к системе выдачи виртуальных больничных предоставлена ФСС повсеместно.

Наниматели получают доступ к электронным базам больничных через «Личный кабинет работодателя» Фонда социального страхования. Чтобы сделать обработку ЭЛН удобнее, можно пользоваться такими бухгалтерскими программами, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «Упрощенка 24/7» и другие. О нюансах работы с электронным больничным в системе СБИС, читайте тут.

ЕСИА обеспечивает доступ разных категорий пользователей к информации, которая хранится в государственных информационных системах, и её защиту.

Авторизоваться в ЕСИА могут пользователи с зарегистрированным аккаунтом любого типа. Для перехода на страницу регистрации следует нажать кнопку «Вход» в информационной системе, интегрированной с ЕСИА.

Для авторизации с помощью электронной подписи (ЭП) следует:

  1. выбрать вариант «Войти с помощью электронных средств»;
  2. подключить носитель электронной подписи;
  3. выбрать сертификат ключа проверки цифровой подписи;
  4. указать пин-код доступа к носителю ЭП и нажать кнопку «ОК».

Для успешной аутентификации необходимо, чтобы в сертификате был указан СНИЛС физического лица.

В случае возникновения трудностей при регистрации в ЕСИА, можно обратиться в службу технической поддержки Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Данные для расчета пособия по нетрудоспособности в ЭЛН подтверждаются усиленными электронными подписями компетентных лиц: главного бухгалтера, руководителя и страхователя.

Следует отметить, что электронная подпись не работает без установленного криптопровайдера.

Электронный больничный лист: что такое, как выглядит, как проверить, как получить работодателю

Далее рассмотрим, какие действия должен предпринять руководитель, если работник принес ЭЛН.

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

  • открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
  • в каком объеме начислено пособие;
  • какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
  • правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector