Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Порядок ведения и хранения личного дела

Состав документов личного дела работника

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Основные правила формирования дел

Руководствуются хронологическим
принципом, т.е. документы в личное дело
работника помещаются по мере их появления.
После увольнения работника личное дело
считается законченным делопроизводством
и готовится к передаче
в архив. При этом дела госслужащих
передаются в архив после 10 лет хранения
в кадровой службе (нормативное требование,
поскольку при переводе гражданского
служащего в другой государственный
орган его личное место передается по
новому месту работы), остальных работников
– желательно не позднее 3-х лет после
завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих
личное дело, требуется составлять
внутреннюю опись по определенной форме
(см. образец
внутренней описи дела), при этом
она всегда нумеруется отдельно от
остальных документов дела. Затем в
процессе подготовки к архивному хранению
завершенного личного дела количество
листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется
самостоятельное личное дело. Допускается
затем в процессе подготовки к архивному
хранению группировать личные дела в
так называемые наряды, т.е. прошить их
в общем деле (особенно при небольшом
количестве образующихся личных дел в
год). В этом случае во внутренней описи
документов дела должна содержаться
информацию с перечнем включенных в них
личных дел (ФИО работников и номера
листов каждого дела, чтобы облегчить
его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно
использовать такое «общее» дело. Поэтому
целесообразнее прошивать дела как
самостоятельные единицы хранения. Но
на каждого гражданского служащего
должно быть заведено только отдельное
дело (это нормативное требование).

Состав документов личного дела работника

С наступлением нового календарного
года каждая организация начинает
формировать свои документы в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой
дел. Как правило, это происходит
децентрализованно, т. е. не в целом по
организации, а в отдельных структурных
подразделениях. Так, кадровая служба
самостоятельно формирует в дела кадровые
документы. При этом в службе может быть
работник, ответственный за формирование
дел.

Зачем необходимо формировать документы
в дела?

В первую очередь эта процедура
обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск
документов и их использование.
Согласитесь: гораздо легче найти
документ, который подшит в хронологическом
порядке в папку с определенным заголовком,
чем если бы этот же документ годами
хранился в большом массиве со всеми
остальными бумагами, созданными по
самым разным вопросам.

Кроме того, грамотное оформление дел
для текущего хранения облегчает
будущую работу по подготовке документов
для передачи в архив. Документы по
личному составу, как правило, имеют
длительный срок хранения — 75 лет, а
значит, в определенный момент наступит
необходимость готовить их к архивному
хранению.

СоветДля того чтобы при передаче в архив
не приходилось переформировывать и
переоформлять дела, формируйте их по
установленным правилам уже в
делопроизводстве

Итак, кадровые документы формируются
в дела уже на стадии делопроизводства.
При формировании дел кадровой службы
и организации их хранения необходимо
руководствоваться Основными правилами
работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива 06.02.2002).
Однако этот документ не является
нормативным актом, обязательным для
применения.

Состав документов личного дела работника

Кроме того, в Основных
правилах недостаточно полно отражена
специфика формирования кадровых
документов в дела. Поэтому, рассматривая
технологию работы именно с кадровыми
документами, во многом приходится
опираться на те приемы, которые сложились
в практике работы с документами, в т. ч.
в архивах, хранящих документы по личному
составу.

Документы, образующиеся в деятельности
кадровой службы, хранятся в делах, в
виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил
формирования дел.

Правило 1.Документы формируются в
дела строго в соответствии с номенклатурой
дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры
дел и включении в нее заголовков дел,
можно руководствоваться разными
критериями*. Некоторые из них представлены
в таблице 1.

Независимо от того, каким образом
перечень дел закреплен в номенклатуре,
дела должны формироваться строго в
соответствии с номенклатурой. Включать
документы в дела иным образом запрещается.

Правило 2.Дело считается заведенным
с момента подшивки в него хотя бы одного
документа.

Правило 3.Одновременно с включением
в дело документов оформляется его
обложка.

Таблица 1

О снования для группировки документов
в дела

Состав документов личного дела работника

Оформление обложки дела состоит в
нанесении на нее определенной информации:

наименование организации;
• наименование
структурного подразделения;
• индекс
(номер) дела;
• заголовок дела;

срок хранения документов дела. Наименование
организации и наименование структурного
подразделения указываются в точном
соответствии с официально установленным
названием.

В начале осени организация сменила
наименование. В текущем делопроизводстве
находится множество дел, в т. ч. оформлены
дела с документами по личному составу.
При этом на всех обложках указано прежнее
наименование организации. Требуется
ли переоформлять все дела (менять обложки
дел), имеющиеся в делопроизводстве
организации?

В рассматриваемой ситуации не требуется
переоформлять обложки дел. При изменении
наименования организации в течение
периода, охватываемого документами
дела, на обложке дела указывается новое
наименование этой организации, а прежнее
наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из
номенклатуры дел. Заголовок записывается
на обложке дела в точном соответствии
с номенклатурой дел службы кадров.

Предлагаем ознакомиться  Маневренный фонд жилья в 2020 году: что такое, как получить жилье, условия

Срок хранения документов также указывается
в соответствии с номенклатурой дел.

Правило 4. В дела помещаются только
исполненные, правильно оформленные
документы, содержащие все необходимые
реквизиты.

Правило 5.В дело включается по одному
экземпляру каждого документа.

Правило 6.В дела включаются подлинники
документов, за исключением некоторых
случаев.

Дело может содержать копию документа
тогда, когда подлинник отсылается в
другую организацию (или гражданину), а
у автора остается второй экземпляр
(копия). В основном это касается переписки.

Если в организации ведутся личные дела
работников, то в них помещаются копии
следующих документов:
• приказы по
личному составу (о приеме, переводах,
увольнении, поощрении и др.);
• документы
об образовании, повышении квалификации,
присвоении разряда или второй профессии
и др.

Большинство кадровых документов хранится
именно в подлинниках: приказы по личному
составу и другие распорядительные
документы, локальные нормативные акты
(правила, положения, инструкции и др.),
личные карточки работников, учетные и
регистрационные книги, журналы, служебные
записки, трудовые договоры и др.

Правило 7.Не помещаются в дела
проекты документов, дублетные экземпляры,
а также документы, подлежащие возврату.

Правило 8.Некоторые виды документов
необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:
• документы
постоянного и временного хранения;

разные виды распорядительных документов;

подлинники и копии документов;

годовые, квартальные и месячные планы
и отчеты;
• утвержденные документы и
их проекты.

M_Chekh.png

Правило 9.В дело помещаются документы
одного календарного года.

Исключение из этого правила составляют:
переходящие дела, личные дела, которые
формируются в течение всего периода
работы конкретного сотрудника, документы
комиссий, которые группируются в дело
в период их деятельности, и некоторые
другие документы.

Правило 10.В дело помещается не более
250 листов (толщина дела при этом составляет
не более 4 см).

При большем количестве документов
формируются тома (части) дел.

Правило 11.Внутри дела документы
располагаются в определенном порядке.

Состав документов личного дела работника

Документы в делах группируются по
хронологическому или тематическому
признаку либо их сочетанию (табл. 2).

Таблица 2

Правила группировки документов в дела

Правило 12.Приложения к документам,
независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам,
к которым они относятся; в отдельный
том (часть) выделяются приложения объемом
свыше 250 листов.

Рассмотрим особенности формирования
в дела отдельных видов кадровых
документов.

  • Не включать в личное дело одновременно документы постоянного и временного хранения;
  • Мы бы не рекомендовали вообще включать в Личное дело оригиналы документов постоянного хранения. Включение в состав дела копии, например, Приказов по личному составу или Трудового договора лишит работодателя необходимости хранить дело уволенного работника после прекращения с ним трудовых отношений.

  • Не включать в дело более одного экземпляра каждого документа;
  • Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;

Приложения к документам (положения, инструкции, утвержденные), независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Оформление личного дела

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

В процессе оформления следующая
информация должна в обязательном порядке
быть отражена на обложке
личного дела(образец приводится
по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание
    фамилии, имени и отчества конкретного
    работника в именительном падеже;

  • в документах дела могут быть варианты
    написания фамилии, имени или отчества
    работника. В этом случае они должны
    быть зафиксированы в заголовке личного
    дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в
    наименование заголовка добавляются
    буквы, с которых начинаются фамилии
    работников, чьи личные дела включены
    в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в
2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

  • согласно нормативным актам крайние
    даты следует проставлять такие же как
    в приказах о поступлении и увольнении
    с работы, в некоторых организациях
    крайние даты определяют согласно датам
    поступления и увольнения с работы
    (последний вариант все-таки не совсем
    правильный);

  • в личном деле могут быть документы,
    датируемые более ранней датой, чем дата
    приказа о приеме на работу (тем не менее,
    это не принимается во внимание при
    определении крайних дат личного дела
    работника);

  • срок хранения личных дел работников –
    75 лет ЭПК, руководителей – вообще
    постоянно согласно ст. 656 Типового
    перечня – 2010 года
    (при оформлении
    дела для архивного хранения номер
    статьи не переносится на обложку,
    указывают только срок хранения личного
    дела), он не зависит от возраста работника
    и начинает отсчитываться с момента его
    увольнения;

  • важно зафиксировать количество листов
    дела.

Состав документов личного дела работника

Итак, в статье перечислены основные
включаемые документы в состав личного
дела, рассмотрены наиболее важные
требования к формированию, хранению
личного дела работника и оформлению
обложки. Об особенностях систематизации
личных дел читайте в отдельной статье
– Опись дел по личному составу.

Предлагаем ознакомиться  Сокращение численности или штата работников нарушение процедуры

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров — это
учетный документ, раскрывающий сведения
о личных данных работника, его трудовой
деятельности, поощрениях и др.
Содержательная часть этого документа,
как правило, представляет собой
«вопросник» с заготовленным местом для
внесения ответов (приложение 3).

Состав документов личного дела работника

Личный листок содержит перечень вопросов
о биографических данных работника, об
образовании, о выполняемой работе с
начала трудовой деятельности, семейном
положении, пребывании за границей, об
участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки при
поступлении на работу сам работник в
одном экземпляре без помарок и исправлений,
подписывает и ставит дату. Полнота и
правильность заполнения личного листка
сверяются сотрудником кадровой службы
с записями в таких документах, как
паспорт, трудовая книжка, диплом, военный
билет и т. д.

Анкета

Другая разновидность учетного документа
в личном деле — анкета, которая может
содержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личного
листка по учету кадров используется
анкета, которая содержит в основном те
же графы, что и личный листок, но
заполняется соискателем до приема на
работу и включается в личное дело, только
если данный соискатель становится
сотрудником организации. В личное дело
могут включаться и анкета, и личный
листок.

Желательно, чтобы формы таких документов,
как личный листок по учету кадров,
анкета, были утверждены работодателем
самостоятельно с учетом специфики его
деятельности.

Ведение личного дела

В течение трудовой деятельности личное
дело работника может дополняться
следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений
    к трудовому договору (или их копиями);

  • уведомлениями об изменении условий
    трудового договора по инициативе
    работодателя;

  • копиями приказов о переводе на другую
    работу, о поощрении, применении и снятии
    дисциплинарных взысканий;

  • копиями документов, подтверждающих
    изменения анкетно-биогра-фических
    сведений о работнике;

  • копиями объяснительных и докладных
    записок, заявлений работника по различным
    вопросам;

  • материалами аттестаций (если они
    проводятся в отношении работника);

  • результатами обязательных периодических
    медицинских осмотров (обследований);

  • документами, послужившими основанием
    к изданию приказа о прекращении
    (расторжении) трудового договора;

  • копией приказа о прекращении трудового
    договора;

  • копией трудовой книжки;

  • другими документами, связанными с
    работой.

Обратите внимание!Поступающие в личное
дело документы располагаются в
хронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное дело
могут входить и некоторыедругие документы
(например, документы о прохождении
работником конкурса на замещение
вакантной должности, копии документов
о награждении сотрудника (присвоении
ему почетных званий, награждении грамотой
и т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается
(но при этом не подшивается в него)
фотография работника установленного
в организации формата (обычно 4 х 6 см).
На обороте фотографии указываются
фамилия, имя, отчество работника.
Рекомендуется обновлять фотографии не
реже одного раза в пять лет или же по
достижении работниками возраста 20 и 45
лет.

Если в течение работы у сотрудника
меняются какие-то сведения, которые
были указаны в личном листке по учету
кадров, каким образом нужно изменять
эти данные в документах личного дела?
Может быть, следует переоформить личный
листок?

Работники кадровой службы, ответственные
за ведение личных дел, обязаны постоянно
следить за их состоянием и своевременно
вносить изменения в учетные сведения.
Обратите внимание: при этом не требуется
вносить какие-либо изменения или
дополнения в личный листок по учету
кадров или анкету, тем более не нужно
требовать от работника заново заполнять
эти документы.

Все изменения в учетных данных работника
должны отражаться в отдельных,
дополнительных листах. Как правило, эти
документы называются «Дополнение к
личному листку по учету кадров»
(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеют
табличную форму (приложение 4) и
разрабатываются по усмотрению
работодателя.

Дополнение к личному листку по учету
кадров работник кадровой службы заполняет
после того, как поступили документы,
отражающие первое изменение признаков
личного листка по учету кадров. Все
изменения (награждение правительственными
наградами, присвоение ученых, воинских,
почетных званий и ученых степеней,
образование, знание языков, участие в
составе выборных законодательных и
представительных органов) вносятся на
основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного
изменения сотрудник кадровой службы
подписывает дополнение к личному листку
по учету кадров.

Если на бланке не остается места для
внесения последующих изменений, заполняют
следующий аналогичный бланк.

Состав документов личного дела работника

Обязательным реквизитом дополнения к
личному листку по учету кадров являются
отметки о проведении проверок наличия
и состояния личных дел. На оборотной
стороне личного листка после всех других
сведений делают отметку: «личное дело
проверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочника
кадровика» мы разберем особенности
текущего хранения личных дел сотрудников,
а также правила подготовки их к длительному
хранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учета
личных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описи
документов личного дела

Приложение 3

Пример оформления личного листка по
учету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личному
листку по учету кадров

Картотека
личных дел работников

Личные дела относятся к группе дел,
которую подбирает в организации кадровая
служба. Личные дела формируются в течение
всего периода работы данного лица в
организации. Исключение может составлять
случай, когда сотрудник уволился из
организации в том же году, в котором
поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о
сотруднике, содержащая в себе, в том
числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы,
представленные сотрудниками при
поступлении на работу, а также образующиеся
в период их профессиональной деятельности
в данной организации.

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учету
кадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании
(в том числе все квалификационные
свидетельства), удостоверения личности;

Состав документов личного дела работника

– справки и другие документы,
подтверждающие изменения анкетных
данных работника (копии свидетельства
о браке, ИНН, страхового свидетельства,
свидетельства о рождении детей);

Предлагаем ознакомиться  Срок исковой давности по кредиту

– копии всех приказов о назначении,
переводе, поощрениях, командировках,
отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника в
организации кадровая служба учитывает
каждый документ личного дела во внутренней
описи.

Состав документов личного дела работника

Во внутренней описи перечисляют все
документы, которые подшиты в личное
дело. Изъятие документов из личного
дела, замену подлинников копиями отражают
во внутренней описи в графе «Примечание».
В период работы сотрудника в организации
во внутренней описи учитывается каждый
документ личного дела.

Также сотрудники
отдела кадров ведут учет дополнительных
сведений о сотруднике и вместе с личным
листком по учету кадров помещают в
начале дела. Закрывая личное дело, к
нему подшивают заявление работника об
увольнении по собственному желанию
либо другие документы, которые служат
основанием для увольнения, и копию
приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель
с указанием должности, расшифровки
подписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахождения
личных дел в организации рекомендуется
составлять картотеку личных дел
работников.

Картотека – это справочник, в котором
сведения о содержании документов
отражены на карточках, расположенных
в соответствии с номенклатурой дел и
специально разработанной схемой
построения картотеки.

Необходимость создания картотеки
определяется потребностями организации
в информации о составе и содержании
документов.

Картотека личных дел работников создается
для поиска необходимых документов,
содержащих сведения о работнике и его
трудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитном
порядке по фамилиям, в пределах одинаковых
фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в
соответствии с принятой схемой
систематизации. Разделы и подразделы
отделяются друг от друга
карточками-разделителями и указываются
на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел
работников должны обеспечивать надежную
сохранность личных дел и помещенных в
них документов (сведений) от хищения
(разглашения). С этой целью картотеки
личных дел работников следует хранить
в сейфах или плотно закрывающихся
металлических шкафах.

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных дел на сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Толковый словарь

Документы
по личному составу
– архивные
документы, отражающие трудовые
отношения работника с работодателем
(п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).

Дело
совокупность документов (или документ),
относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных в
отдельную обложку (ГОСТ Р

51141 98
«Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»).

Формирование
дела
– группирование исполненных
документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 98).

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Состав документов личного дела работника

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Состав документов личного дела работника

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector