Как подписать договор по электронной почте

Какую электронную подпись использовать

По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению. Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись.

Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию. Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования.

Стороны могут получить усиленные квалифицированные подписи в разных удостоверяющих центрах — законодательство не обязывает получать подписи в одном месте. Никаких ошибок из-за этого не будет.

По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению.63ФЗ Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись.63ФЗ-1

63ФЗ П. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

63ФЗ-1  П. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию.А45 Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования.МГС

А45 Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.05.2017 по делу № А45-15174/2016

МГС Апелляционное определение Московского городского суда от 16.05.2017 по делу № 33–14248/2017

Как подписать договор по электронной почте

Стороны могут получить усиленные квалифицированные подписи в разных удостоверяющих центрах — законодательство не обязывает получать подписи в одном месте. Никаких ошибок из-за этого не будет.

Преимущества электронного формата

Основную часть времени занимает внутреннее согласование договора различными подразделениями организации. Есть ряд причин, по которым следует проводить процедуру согласования посредством автоматизированных систем:

  • сокращение сроков согласования;
  • страхование от возможной утери или порчи оригинала документа – то есть процесс согласования не придется начинать сначала;
  • при внесении корректировок – отсутствие путаницы со старой и новой редакцией договора;
  • не надо ходить из кабинета в кабинет за сбором подписей, мешая основной работе.

Вот почему в крупных организациях сегодня устанавливают автоматизированные системы. Они позволяют не только осуществлять электронное согласование договоров и других документов, но и полностью перенести бумажный документооборот в формат цифрового или смешанного. В результате организация получает следующие преимущества:

  • выполнение согласования документов в четко установленные сроки;
  • фиксирование комментариев, недочетов и замечаний всех специалистов, принимающих участие в процессе согласования;
  • снижение риска различного рода ошибок в тексте;
  • контроль за согласовательным процессом в реальном времени;
  • повышение имиджа и солидности организации.

Такой формат согласования документов имеет ряд важных особенностей. Договоры могут быть:

  • входящими (в основном они подразумевают расходную нагрузку на организацию);
  • исходящими (чаще всего подразумевают поступление дохода в организацию).

Каждый из этих видов необходимо регистрировать отдельно, заводя для этого в системе документооборота разные картотеки и, соответственно, бумажные журналы для их регистрации. То есть заводится электронный реестр договоров.

Если документ поступил в бумажном варианте, то его следует отсканировать и ввести этот скан в электронную базу. Сканированные документы возлагают на такие базы дополнительную нагрузку, поскольку их объем весьма значителен. Если документов, подлежащих сканированию, достаточно много, следует установить специальное оборудование, позволяющее ускорить и упростить процесс сканирования.

Как подписать договор по электронной почте

Потому здесь нужно отследить потоки документов и оценить возможности оснащения основных рабочих мест необходимым оборудованием.

Как происходит заключение электронного договора

Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.А70 Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок.

А70 Постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.09.2017 по делу № А70-14620/2016

Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации. Заемщик регистрируется на их сайте, устанавливает специальную программу, получает электронную подпись и оставляет заявку.

По общему правилу электронный договор заключен с момента, когда оферент получил акцепт, то есть стороны согласовали все существенные условия.432ГК Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме. Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента. С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.

432ГК П. 1 ст. 432 ГК

Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.

Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок.

Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации.

Как подписать договор по электронной почте

Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме. Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента. С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.

Предлагаем ознакомиться  Отказное письмо опродаже муниципальной комнаты почтой можно

Как проверить подлинность подписи

Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она.434ГК, 160ГК Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным.

434ГК П. 2 ст. 434 ГК

160ГК П. 2 ст. 160 ГК

Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает. Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи. А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата. Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.69ФЗ-2, А40

69ФЗ-2 Ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Как подписать договор по электронной почте

А40 Постановление АС Московского округа от 24.05.2017 по делу № А40-29216/2016

Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

Истец в этом споре в обоснование своих доводов принес флешки с файлами, из которых состоял электронный договор. Суд отклонил эти доказательства. Одна из причин — электронные документы от имени ответчика подписаны недействительной электронной подписью. Общество не представило сертификат ключа электронной подписи, а также доказательства, что он внесен в реестр.А62

А62 Постановление ФАС Центрального округа от 07.04.2014 по делу № А62-2893/2011

Недавно Верховный суд изменил этот подход — если ответчик отрицает заключение договора, он обязан представить конкретные доказательства в свою пользу.

В этом споре поставщик требовал взыскать с аптеки оплату за товар. К иску приложил копии товарных накладных, которые были подписаны электронной подписью, копию квалифицированного сертификата ключа проверки подписи на представителя ответчика, копию доверенности на его имя. Ответчик заявил, что поставки не было, и три судебные инстанции отказали истцу в удовлетворении иска.

Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она. Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным.

Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает.

Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи. А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата. Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.

Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

Верховный суд направил дело на новое рассмотрение. Он указал, что сертификат ключа проверки электронной подписи является действительным, пока не доказано иное. Ответчик должен был представить доказательства, которые опровергают достоверность доверенности или сертификата, но этого не сделал. О фальсификации доказательств он также не заявил.

В подобных спорах привлекайте к участию в деле удостоверяющий центр, который выдал сертификат ключа проверки подписи контрагенту и может это подтвердить. Или сразу два центра — контрагента и свой.

Учитывайте, что удостоверяющий центр не может подтвердить, какую сделку совершали компании.А40-1Он может только ответить на технические вопросы — например, действительна ли подпись, когда и какой документ контрагент подписал. Если удостоверяющий центр не сможет подтвердить информацию, заявите ходатайство о компьютерной экспертизе.

Как правильно заключить договор по электронной почте

Любые. Сегодня практически любой вид договора можно заключить, даже не встречаясь с контрагентом. Конечно, при условии, что обе стороны поддерживают такой формат отношений и у них есть соответствующая техническая возможность.

Возможно даже заключение трудового договора через интернет. Сегодня многие работают удаленно – работодатель может находиться в одном регионе, а работник в другом. Процесс подписания такого трудового контракта в общих чертах обозначен в трудовом законодательстве (ТК РФ ст. 49.1) и реализуется он следующим образом:

  1. Трудовой договор должен быть подписан электронно-цифровой подписью.
  2. Между работником и работодателем происходит обмен электронной и бумажной формой трудового договора.
  3. После подписания и обмена работодатель вносит запись в трудовую книжку работника.

Вряд ли в России еще остался юрист, никогда не сталкивающийся с договором, который сторона подписала, отсканировала и отправила контрагенту по электронной почте. Практика, безусловно, очень удобная, однако с этим связан вполне закономерный вопрос: имеет ли договор, заключенный подобным образом, юридическую силу? Попробуем разобраться.

Электронный документ, передаваемый по каналам связиКак предусмотрено в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен в числе прочего путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Данный термин появился в ГК РФ относительно недавно – в ходе масштабных изменений норм обязательственного права, вступивших в силу с 1 июня 2015 г. Практически сразу он породил своего рода эффект завышенных ожиданий, и ряд специалистов рассматривали произошедшие изменения в том смысле, что теперь договоры по электронной почте заключать можно.

Тем не менее это не совсем так. Как и раньше, в п. 2 ст. 434 ГК РФ содержится общее требование о необходимости достоверно установить, что тот или иной документ исходит от стороны по договору. Это правило в равной мере применяется и к электронным документам, передаваемым по каналам связи, и поэтому далеко не каждый такой документ может свидетельствовать о соблюдении сторонами простой письменной формы договора.

Дополнительно к приведенным выше индикаторам на практике выработан ряд инструментов, которые можно использовать для обоснования юридической силы договора, заключенного посредством обмена сканами по электронной почте.

Предлагаем ознакомиться  Можно ли прописаться на даче в 2019 году?

Как подписать договор по электронной почте

Подтверждение заключения договора конклюдентными действиями стороны договораКак следует из п. 3 ст. 438 ГК РФ, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, по общему правилу, считается акцептом.

Иными словами, если стороны обменялись сканами по электронной почте и одна из сторон приступила к его исполнению (поставила товар, оплатила аванс и т.п.), то фактически эта сторона как бы акцептовала оферту другой стороны. Тем самым существование договора подтверждается.

В судебной практике можно встретить достаточно много примеров, когда подобный подход получал поддержку судов (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2013 N Ф02-138/13 по делу N А19-1050/2012, Арбитражного суда Волго-Вятского округа А19-1050/2012 от 26.03.2015 N Ф01-722/15, Седьмого апелляционного арбитражного суда от 07.04.

2016 N 07АП-1144/16, Первого апелляционного арбитражного суда от 15.01.2016 N 01АП-7858/15).Тем не менее в этом подходе заложен и определенный дефект. Дело в том, что в основе этого подхода лежит предположение, что первая сторона все-таки направила оферту, которую и акцептовала другая сторона, совершив конклюдентные действия в порядке, предусмотренном в п. 3 ст. 438 ГК РФ.

Как следствие, у первой стороны появляется возможность доказывать, что никакой оферты она на самом деле не выпускала, а направление скана договора по электронной почте не является направлением оферты. Поэтому и акцептовать второй стороне было нечего. Периодически такая логика находит поддержку и в судах (см.

Фактическое исполнение договораВ основе этого подхода лежит позиция, которая была зафиксирована еще Президиумом ВАС РФ в Информационном письме от 25.02.2014 N 165. В п. 7 этого письма было сказано, что если стороны не согласовали какое-либо условие договора, относящееся к существенным, но затем совместными действиями по исполнению договора и его принятию устранили необходимость согласования такого условия, то договор считается заключенным.

Впоследствии эта логика была поддержана и в рамках реформы раздела III ГК РФ. Так, как следует из п. 3 ст. 432 ГК РФ, сторона, принявшая от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердившая действие договора, не вправе, по общему правилу, требовать признания этого договора незаключенным.

В качестве дополнительного аргумента в рассматриваемой ситуации можно сослаться на норму п. 1 ст. 162 ГК РФ. Она предусматривает, что несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Надо отметить, что судебная практика в целом достаточно положительно смотрит на использование приведенного инструментария (постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.12.2015 N Ф01-5106/15, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 10.05.2016 N Ф07-2469/16, Арбитражного суда Уральского округа от 03.02.

Последующее одобрение сделкиСледующий подход, который можно использовать для обоснования юридической силы скана договора, основан на применении п. 2 ст. 183 ГК РФ. В нем сказано, что последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Иными словами, если кто-то, у кого не было полномочий, заключил сделку от имени определенного лица, а потом это лицо данную сделку одобрило, то последствия сделки для такого лица наступают с момента ее совершения (а не одобрения).

· письменное или устное одобрение независимо от того, кому оно адресовано;· признание представляемым претензии контрагента;· иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства;

реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности);· заключение, а равно одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;· просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;· акцепт инкассового поручения.

Так, в контексте заключения договоров в электронной форме в качестве примера можно сослаться на постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.10.2016 N Ф05-13764/16 по делу N А40-160239/2015, где одним из оснований для признания договора заключенным стало его последующее одобрение посредством направления уведомления о расторжении этого договора.Концепция договоров двух уровней

Предлагаем ознакомиться  Расторжение договора цессии по соглашению сторон образец

Итак, если вы заключили договор и единственным доказательством этого является обмен сканами по электронной почте, то юридическая сила подобного договора представляется спорной. Тем не менее отчаиваться все-таки не стоит. Анализ судебной практики показывает, что шансы отстоять свою позицию все-таки есть.

Наиболее надежным способом заключения договоров посредством их обмена в электронной форме является использование усиленной квалифицированной электронной подписи. В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки программного обеспечения на локальный компьютер.

Еще один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме – заключить так называемое соглашение между участниками электронного взаимодействия. Дело в том, что Федеральный закон «Об электронной подписи» также допускает существование усиленной неквалифицированной электронной подписи и простой электронной подписи.

С использованием такого соглашения можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте. Для этого в соглашении между участниками электронного взаимодействия потребуется реализовать идею о том, что адрес электронной почты как раз и является простой электронной подписью лица, направившего письмо. Такой вариант действий допускает и Минкомсвязи России.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если электронную подпись скомпрометировали, сразу сообщите об этом всем контрагентам. Например, если потеряли флешку с подписью или уволился сотрудник, который с ней работал. Используйте любой способ, с помощью которого потом сможете подтвердить, что контрагенты получили сообщение. Если не сделаете это, на вас перейдет риск исполнения обязательств из договоров, на которых поставят эту подпись.

Если направите уведомление, все риски перейдут на контрагентов. Именно они должны будут проверять, действительно ли электронная подпись исходит от вашей компании. Если контрагент не проявит должной осмотрительности, компания никак за это не отвечает. Чаще всего такие проблемы возникают в отношениях с кредитными организациями.

Как правильно заключить договор по электронной почте

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. По существу, с точки зрения закона именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало определенное лицо.

Если стороны обменялось сканами подписанного договора по электронной почте, то этот способ, конечно же, не позволяет достоверно установить, что договор исходит именно от стороны по договору. А раз так, то и говорить о заключении в данном случае договора в простой письменной форме, как это предусмотрено в ст.434 ГК РФ, как минимум, проблематично.

Для этого сначала нужно заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия (договор первого уровня). При этом совсем необязательно подписывать такое соглашение в виде отдельного документа: соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом.

Впоследствии вы сможете заключать новые договоры с вашим контрагентом, обмениваясь ими по электронной почте.

В электронном виде можно оформлять акты приемки-передачи, товарные накладные и другие документы. Для этого укажите в договоре, что стороны вправе использовать электронную почту для переписки. Напишите адреса электронной почты, на которые можно отправлять письма. Можно вместо этого сделать ссылку на доменное имя юридического лица.

В этом случае установите, что стороны признают юридически значимой переписку с любых адресов, которые зарегистрированы на данном домене. Так будет проще доказать в суде, кто отправил письмо — почтовый ящик на домене может зарегистрировать только та компания, которой он принадлежит.

Если возникнет спор, достоверность электронной переписки можно подтвердить протоколом осмотра интернет-страниц.

Его составляет нотариус. Он заходит в электронную почту, открывает письма, смотрит приложенные файлы, делает скриншоты и описывает все действия в протоколе.

Верховный суд подтвердил допустимость такого доказательства. Он рассматривал дело, где сторона представила в качестве доказательства нотариальный протокол осмотра сайта, который фиксировал отправления электронной почты. Нижестоящие суды оставили его без внимания, поэтому ВС отменил решения и направил дело на новое рассмотрение.

 

Если у вас есть вопрос в области гражданского права, то юристы компании «Правовой эксперт» всегда смогут помочь вам ценным советом на бесплатной личной консультации.

 

 

 

 

С точки зрения российского законодательства, договор через интернет считается наделенным юридической силой, когда он подписан необходимым образом и при этом произошел обмен средствами связи. Признается, что подпись может быть не только собственноручная, но и электронно-цифровая.

Реализовать это можно следующим образом. При составлении обычного договора с контрагентом нужно добавить пункт об электронной подписи. При этом доступ к электронной почте осуществляется посредством паролей, и каждая из сторон обязана сохранять конфиденциальность этой информации. Электронный адрес нужно прописать в документе четко, чтобы впоследствии не было двусмысленной трактовки.

https://www.youtube.com/watch?v=vNG1REMgOfo

Итак,заключение договора через интернет вполне возможно. Главное – внимательность к деталям при его составлении и подписании.

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector