Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале

Строгая отчетность

Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.

Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.

Вести такую книгу обязаны:

  • непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя;
  • кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.;
  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя;
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать;
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

Как исправить ошибку в журнале регистрации

В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале

На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.

Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.

Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
  4. Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
  5. Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
  6. Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
  7. Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
  8. После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
  9. Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
  10.  Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  11.  В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.
Предлагаем ознакомиться  Регламент по оформлению трудовых отношений

Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.

Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»;
  • ниже указать достоверную информацию;
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Бланки подобных документов, а также вкладышей в них, необходимо учитывать в специальной приходно-расходной книге, которая ведется в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в специальной книге учета движения трудовых книжек, которая оформляется сотрудниками отдела кадров или специальным должностным лицом (в небольшой организации). Учет в одной книге чистых бланков и заполненных документов является одной из самых распространенных ошибок кадрового делопроизводства.

Записи, вносимые во время заполнения или хранения

Если вы допустили ошибку в фамилии, имени, отчестве работника, его должности, названии организации, структурном подразделении, реквизитах трудовой книжки или приказа, это можно легко исправить.

Неверную информацию зачеркните одной тонкой чертой так, чтобы слова оставались читаемыми (1). Выше внесите правильный текст (2) и рядом с исправлением сделайте пометку «Исправленному верить» (3), укажите свою должность (4), поставьте дату (5) и подпись (6) (образец ниже).

Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.

Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:

  • Трудовые книжки, которые выдаются сотрудникам впервые. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить каждого своего сотрудника необходимым количеством бланков. Трудовая впервые выдается сотруднику, если он ранее нигде не был трудоустроен, и данное место работы является для него первым в жизни. Они могут выдаваться сотрудникам также в случае, если при первоначальном заполнении кадровым сотрудником были допущены грубые ошибки.
  • Трудовые книжки, которые предоставляют сотрудники, с записями с предыдущих мест работы.
  • После окончания в трудовой книжке разделов, содержащих информацию о работе или награждениях сотрудника, предусмотрено оформление дополнительного документа – вкладыша. Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.
Предлагаем ознакомиться  Сообщение в последний рабочий день об истечении срока трудового договора

Замена книги учета

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года.

Основное отличие предыдущей и действующей форм книги учета заключается в 11 и 12 графах, отражающих сумму, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки или вкладыша. В новом документе произошло слияние этих колонок в одну, отображающую сумму денежных средств в рублях.

Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования. Часто это период в несколько лет.

На основании этого можно сделать вывод, что замена предыдущей книги учета до заполнения всех страниц документом нового образца не является ошибкой, а также обязательным мероприятием.

Распространенным нарушением правил ведения подобных книг является произвольная форма, не соответствующая установленной. Такой журнал учета следует обязательно «закрыть», указав количество зарегистрированных в нем трудовых книжек и причину прекращения его использования. После этого его категорически запрещается уничтожать, так как там содержится информация о трудовых книжках не только работающих, но и ранее уволенных сотрудников.

Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

  1. все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу;
  2. впервые оформленные подобные документы;
  3. вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек — Оперсонале

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Регистрировать вкладыш следует отдельной строкой и непосредственно в момент его заведения. При увольнении работник должен расписаться в регистрационном журнале за него и за полученную трудовую книжку. В случае невозможности выдать ее или при отказе сотрудника от получения нужно отправить ему уведомление о необходимости явки или дачи согласия на отправку этого документа по почте.

Исправление ошибок

Трудовое законодательство не предусматривает четких правил исправления ошибок в этих документах. Поэтому исправления в журнале учета трудовых книжек чаще всего вносятся путем аккуратного зачеркивания неверных сведений одной тонкой чертой. После этого необходимо внести верную информацию, а также сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись обязательно должна быть подписана сотрудником отдела кадров, который вносил исправления.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком. Он заключается в необходимости наличия свободного места для пояснительной отметки и верной информации, которое не предусмотрено в подобных документах.

Заполняя данный регистрационный журнал, необходимо обращать внимание на его соответствие нескольким обязательным требованиям:

  • он должен иметь твердую обложку (желательно – с прошивкой всех страниц нитками), так как часто используется в течение нескольких лет, а после этого долгое время хранится в архиве;
  • все страницы должны быть пронумерованы до начала использования;
  • он должен быть прошит шнуром, концы которого следует приклеить бумагой к обложке с внутренней стороны;
  • опломбирован или опечатан сургучной печатью.

В подобных регистрационных книгах не предполагается использование печатей компании или отдела кадров. Наряду с этим в данных документах обязательно должна присутствовать специальная заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц.

Полностью заполнив журнал учета, начинать ведение нового следует с очередного порядкового номера вкладыша или трудовой книжки сотрудника. При этом предыдущий не рекомендуется сдавать в архив, так как он часто используется при увольнении работников, которые расписываются за полученные трудовые книжки.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек?

Существуют основные правила, которые следует соблюдать при заполнении всех книг учета движения. В первую колонку вносят номера, под которыми регистрируют трудовую книжку. Во втором, третьем и четвертом столбцах ставятся число, месяц и год первого дня на работе. Даты приема на работу и заполнения трудовой книжки могут не совпадать.

В случае, когда даты не совпадают, будет целесообразнее вписать дату приема на работу, а не дату внесения записей. Все даты должны быть выполнены арабскими цифрами, сокращения запрещены.

В пятую графу вписывают полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращать или писать инициалы также запрещено.

Предлагаем ознакомиться  Постановка автомобиля на учет в ГИБДД

В книге учета движения трудовых книжек заносятся данные о трудовой книжке: серия и номер вписываются в шестой столбец. При этом обязательно нужно учитывать особенности бланков. В старых образцах может не быть серии и номера. В таком случае лучше поставить прочерк, чтобы через несколько лет при необходимости каждый мог правильно воспринять эту запись, а не посчитать пустую строку просто халатным отношением к оформлению книги учета движения.

При регистрации трудовой книжки, которая выдана впервые, необходимо проверить, чтобы бланк обязательно был зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков с указанием серии и номера. Те бланки, которые не оприходованы в бухгалтерии, запрещено использовать.

В седьмой столбец необходимо внести полное название должности работника точно так же, как значится в штатном расписании и трудовом договоре. Иногда (ст. 57 ТК Российской Федерации) может быть указана конкретная трудовая обязанность.

В восьмую графу необходимо внести полное название структурного подразделения, куда принят работник. Если организация очень большая, то, помимо названия подразделения, нужно указать, куда именно принят работник.

Название, дата и номер документа, который подтверждает прием на работу, вносятся в девятый столбец. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ.

Заполнение девятой графы актуально только для ведения учета трудовых книжек. Если происходит регистрация вкладышей, то достаточно поставить прочерк, так как ссылки на приказ или распоряжение быть не может.

Десятая графа предназначена для визы уполномоченного сотрудника, который ведет книгу учета движения трудовых книжек. Личная подпись является подтверждением того, что работник передал трудовую книжку в службу по кадрам. Если трудовая книжка оформляется впервые, то подпись будет служить доказательством того, что документ был выписан по всем правилам в присутствии работника.

Одиннадцатая графа предназначена для того, чтобы можно было зафиксировать сумму, внесенную работником за бланки. В законе указано, что организация имеет право требовать возмещение расходов, которые она понесла при приобретении бланков трудовой книжки или вкладыша. Этот столбец используется только при регистрации трудовых книжек, выданных впервые. В остальных случаях целесообразнее ставить прочерк, чтобы было четко видно, что деньги с данного работника не взимались.

Если организация приняла решение заводить трудовые книжки за свой счет и не требовать компенсации у сотрудников, то необходимо сделать об этом отметку в книге учета движения, чтобы в дальнейшем не возникали необоснованные претензии.

Столбцы под номерами двенадцать и тринадцать нужно заполнять при увольнении работника. В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так:

  1. Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.
  2. Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена. В целях подстраховки можно указать номер квитанции об оплате.

В случае, когда во время работы в организации работнику выдавался вкладыш, поставить подпись он должен не только за полученную трудовую книжку, но и за вкладыш. Это необходимо потому, что вкладыш регистрируется отдельной строкой.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector